Le Z de caisse : définition, obligation et exemple

Qu’est-ce qu’un Z de caisse ?

Le Z est une clôture : il arrête les compteurs d’une période et en garde le résumé, sur papier ou dans le logiciel. Le X, à l’inverse, est une lecture : il montre les mêmes totaux pendant le service, sans rien clôturer, autant de fois qu’on veut.

Les Z sont numérotés à la suite. Un numéro qui manque, ou deux Z pour la même journée sans explication, sont les premières choses qu’on regarde lors d’un contrôle de caisse.

Le Z est-il obligatoire ?

Pour une entreprise assujettie à la TVA qui encaisse des particuliers avec un logiciel de caisse, oui. L’administration exige que le logiciel prévoie « obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle et annuelle (ou par exercice) », et précise que ces trois échéances sont cumulatives et impératives (BOI-TVA-DECLA-30-10-30, § 170).

À chaque clôture, le logiciel calcule et enregistre des cumuls : le grand total de la période, et le total perpétuel, qui ne se remet jamais à zéro (§ 170). Ces données récapitulatives ne doivent jamais être purgées.

Garder les Z ne suffit pas : selon l’administration, une entreprise qui ne conserve que ses Z de caisse ne respecte pas la condition de conservation (§ 180). Le détail des ventes se conserve six ans (§ 155).

Z journalier, mensuel et annuel

Les trois clôtures s’emboîtent : le Z mensuel reprend les Z journaliers du mois, le Z annuel ceux de l’année ou de l’exercice.

Le total perpétuel continue d’avancer d’une version du logiciel à l’autre ; il ne repart à zéro qu’en cas de changement de matériel ou de logiciel, les anciens compteurs étant alors archivés (§ 170).

Ce que contient un Z

En pratique, un Z de restaurant contient :

• Son numéro, qui suit le précédent sans trou
• La date et l’heure de la clôture
• Le chiffre d’affaires TTC et HT
• La TVA collectée, taux par taux
• Les règlements par moyen de paiement : espèces, carte, titres-restaurant, chèques
• Les annulations, remises, offerts et avoirs
• Le nombre de tickets et de couverts
• Le grand total de la période et le total perpétuel

Exemple de Z de caisse

Voici le Z d’un samedi soir dans un restaurant fictif : la cuisine est à 10 % de TVA, les boissons alcoolisées à 20 %. Les montants sont inventés pour l’exemple, mais ils sont cohérents entre eux.

Faire son Z en fin de service, étape par étape

La clôture prend quelques minutes quand elle suit toujours le même ordre :

1. 1Solder toutes les tablesUne table encore ouverte ou un ticket en attente fausserait les totaux.
2. 2Compter le tiroirComptez les espèces par coupure ; à l’aveugle, sans regarder le montant attendu, le comptage est plus fiable.
3. 3Contrôler les autres moyens de paiementComparez le total carte au relevé du terminal, et comptez les titres-restaurant et les chèques.
4. 4Expliquer les écartsUn écart d’espèces ou de carte se note avec sa cause, avant de clôturer.
5. 5Préparer la remise en banque et le fondSéparez ce qui part à la banque et le fond de caisse du lendemain.
6. 6Tirer le ZLa caisse le numérote et l’enregistre ; les données de chaque vente restent conservées six ans.

Les erreurs fréquentes

Quatre erreurs reviennent souvent, et la plupart se voient en contrôle :

• Tirer le Z avant d’avoir soldé toutes les tables.
• Corriger une vente en la supprimant : une erreur se corrige par une opération de signe contraire, comme un avoir (§ 90).
• Garder les Z mais pas le détail des ventes (§ 180).
• Remettre le total perpétuel à zéro lors d’une mise à jour du logiciel (§ 170).